Behandling af personoplysninger – ansatte (fastansatte og midlertidigt ansatte)

Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig som led i administrationen af dit ansættelsesforhold, herunder til udbetaling af løn samt til varetagelse af de opgaver og funktioner, der følger af din ansættelse.

Behandlingen af dine personoplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, idet behandlingen er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser og for udførelsen af opgaver i samfundets interesse. I det omfang behandlingen er nødvendig for opfyldelse af ansættelseskontrakten, sker behandlingen endvidere med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra b.

I de tilfælde, hvor vi behandler helbredsoplysninger eller andre følsomme personoplysninger, sker dette med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7 og § 12.

Behandling af CPR-nummer sker, når det er nødvendigt af hensyn til entydig identifikation og administration, i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11.

Billeder af dig behandles alene på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetaling af løn, mens andre knytter sig til adgang til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger eller til de opgaver, du løser som led i dit arbejde, fx mødereferater eller din arbejdsmæssige e-mailadresse.

De typer af oplysninger, vi har registreret om dig, kan blandt andet være: navn, adresse, kontaktoplysninger (herunder privat e-mailadresse), telefonnummer, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, ansøgning med bilag (herunder CV og eksamensbeviser), referater fra MUS-samtaler, afviklede feriedage, særlige feriedage, referater fra lønsamtaler, sygefraværsdage, udleveret elektronisk udstyr, nøgle og/eller nøglebrik, fysisk placering samt cpr-nummer.

De typer af oplysninger, som vi kan have registreret om dig, hvis det er relevant, er blandt andet: barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler, eventuel arbejdstidsregistrering, fritvalgsordning på pension, seniorordning, skatteoplysninger (fx forhøjet trækprocent), kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og -sko samt kontaktoplysninger på nærmeste pårørende og evt. portrætfoto, hvis du har givet samtykke hertil. Listen er ikke udtømmende.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt, og vi har lov (hjemmel) til det. 

Det kan fx være videregivelse af oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger til skolens revisor eller oplysninger om sygefravær ved ansøgning om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra e. I det omfang videregivelsen omfatter CPR-nummer, sker dette i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

I særlige tilfælde videregives oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – fx til ministerier eller politiet. Videregivelsen sker ligeledes med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller c, afhængigt af formålet.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger og i relevante tilfælde i forbindelse med advarsler, fratrædelsesaftaler og opsigelser. Videregivelsen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra c, jf. databeskyttelseslovens §12 stk. 1 eller stk. 2. 

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, som behandler oplysningerne på vores vegne, når vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren. 

Kilder til persondata

Vi indhenter og modtager oplysninger fra dig selv, fra offentlige myndigheder som fx Folkeregistret og Skattestyrelsen samt fra oplysninger, der genereres som led i dit ansættelsesforløb.

Adgang til dine personoplysninger

Det er som udgangspunkt kun personaleadministrationen og din ledelse, der har adgang til dine personoplysninger. I særlige tilfælde kan andre medarbejdere have adgang, hvis det er nødvendigt for deres arbejdsopgaver, fx i forbindelse med IT-drift eller systemadministration.

De medarbejdere, der har adgang til dine personoplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, det er relevant og nødvendigt for udførelsen af deres arbejdsopgaver.

Opbevaring af data

Så længe du er ansat på Learnmark Horsens, opbevarer vi personoplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Oplysningerne opbevares i vores personalesystem, Visma Case. Oplysninger kan også blive opbevaret af din leder på netværksdrevet. 

De fleste personoplysninger, vi har registreret om dig som medarbejder, har vi lov til (hjemmel til) at opbevare i op til 5 år efter, at dit ansættelsesforhold er ophørt, i det omfang det er nødvendigt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Oplysninger i studieadministrative systemer som Studie+, Lectio eller TEA, hvor der kan forekomme medarbejderoplysninger i relation til undervisnings- og administrative funktioner, slettes som udgangspunkt senest ét år efter fratrædelse.

På Learnmark Horsens afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 

Billeder på hjemmesiden, intranettet og sociale medier

På Learnmark Horsens ønsker vi at have portrætbilleder af vores medarbejdere på hjemmesiden. Dit billede bliver kun lagt på hjemmesiden of intranettet, hvis du giver dit samtykke til det.

Billeder og portrætter af dig bliver ligeledes kun lagt på hjemmesiden, intranettet og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kommunikationsafdelingen, hvorefter dine billeder slettes.  

Billeder til skolens hjemmesider, intranettet og sociale medier behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra a. Det er frivilligt at give samtykke, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte skolens kommunikationsafdeling. Når samtykket trækkes tilbage, fjerner vi billedet fra vores hjemmeside, intranettet og vores profiler på sociale medier.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.

Medarbejderoplysninger på hjemmesiden og intranettet

På vores hjemmeside og intranettet præsenterer vi alle skolens medarbejdere. Følgende medarbejderoplysninger vises: 

• Navn
• Titel
• Organisatorisk placering
• Telefon (hvis medarbejderen har en arbejdstelefon)
• E-mailadresse
• Fødselsdag (kun intranettet og kun efter samtykke).

Har du spørgsmål til medarbejderoplysningerne på hjemmesiden, kan du kontakte Learnmark Horsens’ kommunikationschef. Har du spørgsmål til medarbejderoplysningerne på intranettet, kan du kontakte Learnmark Horsens’ IT-afdeling. 

Medarbejderoplysninger på skolens hjemmeside og intranettet behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, idet behandlingen er nødvendig for udførelsen af en opgave i samfundets interesse, herunder skolens formidlings- og informationsopgave.

Oplysninger om medarbejdere fjernes fra hjemmesiden og intranettet, når ansættelsesforholdet ophører.