Behandling af personoplysninger – elever og kursister


Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din uddannelse eller dit kursus, så vi kan tilrettelægge, gennemføre og administrere dit kursus- eller uddannelsesforløb. 

Behandlingen omfatter primært: 

  • Optagelse/tilmelding
  • Generel studieadministration og sagsbehandling (fx registrering af fravær og håndtering af brud på skolens studie- og ordensregler)
  • Planlægning og gennemførelse af undervisning, eksamen og studierejser
  • Vejledning
  • Behandling af helbredsoplysninger i særlige tilfælde (fx i forbindelse med sps-støtte).


Behandlingen af dine personoplysninger sker som udgangspunkt med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, idet behandlingen er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser og for udførelsen af opgaver i samfundets interesse.

Behandling af følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, sker i nødvendigt omfang med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b samt databeskyttelsesloven § 7, idet behandlingen er nødvendig for at opfylde rettigheder og forpligtelser på uddannelsesområdet.

I forbindelse med kursus- og undervisningsforløb, hvor Learnmark Horsens har indgået en aftale med en virksomhed om levering af undervisning eller uddannelse, behandles personoplysninger endvidere med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, i det omfang behandlingen er nødvendig for opfyldelse af aftalen.

Behandling af CPR-nummer sker, når det er nødvendigt af hensyn til entydig identifikation og administration, i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11.

I det omfang vi behandler oplysninger om strafbare forhold, sker dette i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens § 8.

Billeder behandles alene på baggrund af samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Retsgrundlag i øvrigt

Vi behandler dine oplysninger i henhold til de love og bekendtgørelser, som gælder for uddannelsesområdet, herunder blandt andet:

  • Offentlighedsloven
  • Forvaltningsloven
  • Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
  • Lov om de gymnasiale uddannelser
  • Erhvervsuddannelsesloven
  • EUX-loven
  • Vejledningsloven
  • Undervisningsmiljøloven
  • EVA-loven
  • Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
  • AMU-bekendtgørelsen
  • Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet mv. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag
  • Almen eksamensbekendtgørelsen
  • Optagelsesbekendtgørelsen


Oplysninger, vi registrerer om dig

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, karakterer, fraværsoplysninger, uddannelsesaftale, portrætbillede, mv.)
  • CPR-nummer
  • Følsomme oplysninger/helbredsmæssige oplysninger i særlige tilfælde (fx ifm. sygeeksamen, SPS-støtte, fraværsopfølgning og trivselssamtaler)
  • Din eventuelle tilknytning til Kriminalforsorgen i det omfang, det er nødvendigt for uddannelsesforløbet.

 

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt, og vi har lov (hjemmel) til det. 
Det kan fx være oplysninger til SU-styrelsen, skolens revisor, Børne- og Undervisningsministeriet, Ungdommens Uddannelsesvejledning, faglige udvalg, a-kasser og jobcentre. 

Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker fx med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. I det omfang videregivelsen omfatter CPR-nummer, sker dette i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Går du på en erhvervsuddannelse, vil du opleve, at vi udveksler relevante oplysninger med din oplæringsvirksomhed, herunder oplysninger om progression, fravær, karakterer, eventuelle brud på studie- og ordensregler og andre forhold af betydning for uddannelsesforløbet. Videregivelsen sker som et led i vores lovbestemte opgave jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til rejseselskaber, hoteller og partnerskoler o. lign. i forbindelse med afvikling af studieophold/studierejser. Videregivelsen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – fx til ministerier eller politi. Det sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Hvis du er under 18 år, videregiver vi også vigtige oplysninger om dig til dine forældre/værger – det skal vi bl.a. ifølge forældreansvarsloven.


Kilder til persondata

Oplysninger om dig kommer primært fra:

  • Dig selv
  • Optagelse.dk
  • voksenuddannelse.dk
  • Laerepladsen.dk  
  • Virksomheder 
  • CPR-registeret 
  • Jobcentre 
  • Andre uddannelsesinstitutioner/skoler.

Oplysningerne kommer også fra de data, du genererer gennem dit studieforløb. Fx eksamensresultater og samtaler.


Adgang til dine personoplysninger

Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger. Adgangen er begrænset til det, der er nødvendigt for at udføre deres arbejdsopgaver.


Opbevaring af data

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Derefter sletter vi dine persondata.

Eksempler på slettefrister:

  • Eksamensbeviser slettes efter 30 år
  • Uddannelsesaftaler slettes 3 år efter uddannelsen er gennemført
  • AMU-beviser slettes efter 30 år

På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt med opbevaringskrav

På Learnmark Horsens afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 


Billeder på hjemmesiden og sociale medier

På Learnmark Horsens anvender vi sociale medier til at markedsføre os som skole og synliggøre vores aktiviteter.

Billeder af dig bliver kun lagt på hjemmesiden og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kommunikationsafdelingen, hvorefter dine billeder slettes (med mindre du har underskrevet en modelaftale med os).  

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.